Doanh nghiệp thuê ngoài dịch vụ kế toán thuế cần biết!

Khác với doanh nghiệp có nhân sự tự làm công việc kê khai báo cáo thuế, ghi nhận sổ sách và báo cáo quyết toán thuế, ở các doanh nghiệp thực hiện thuê ngoài dịch vụ kế toán thuế cần phải cẩn trọng hơn với các công việc “hậu kỳ” quyết toán thuế cho năm tài chính. Bởi lẽ, khi thuê ngoài dịch vụ kế toán thuế, phần lớn công việc liên quan đến báo cáo thuế, hồ sơ kế toán thuế và báo cáo quyết toán cuối năm phụ thuộc vào đơn vị / cá nhân cung cấp dịch vụ. Đa phần các doanh nghiệp lúng túng trong việc này hoặc phạm phải sai lầm là phó thác toàn bộ cho đơn vị / cá nhân cung cấp dịch vụ, dẫn đến các hệ lụy không mong muốn hoặc thậm chí phải trả giá đắt bằng tiền phạt, tiền truy thu thuế. Để tránh những nguy cơ đó, dưới đây là một số chỉ dẫn: Xem chi tiết

1. Nhận diện loại hợp đồng dịch vụ kế toán thuế mà doanh nghiệp sử dụng
Đối với doanh nghiệp sử dụng dịch thụ thuê ngoài thực hiện công việc báo cáo thuế và quyết toán thuế sẽ rơi vào một trong 3 hình thức của hợp đồng dịch vụ sau:

• Dịch vụ kế toán thuế trọn gói
• Dịch vụ kế toán thuế soát xét
• Dịch vụ quyết toán thuế cuối năm (Chỉ theo vụ việc cuối năm, làm 1 lần trước kỳ quyết toán).
• Dịch vụ khác theo vụ việc phát sinh như: kê khai thuế GTGT, tư vấn thuế vụ việc…

Trường hợp thứ nhất được hiểu là: đơn vị / cá nhân cung cấp dịch vụ bao trọn gói toàn bộ trình tự thủ tục từ phát hành hóa đơn, giao dịch hành chính thuế, biên tập hóa đơn chứng từ, kê khai báo cáo thuế, ghi nhận sổ sách kế toán thuế, lập báo cáo tài chính, lập báo cáo quyết toán thuế (gồm cả thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân), kiện toàn hoàn thiện hồ sơ chứng từ liên quan để bảo vệ số liệu về doanh thu, thu nhập và chi phí được trừ ghi nhận trong năm và cuối cùng là trách nhiệm giải trình số liệu kế toán thuế khi có quyết định thanh tra thuế. (Việc thanh tra thuế có thể xảy ra sau 1 đến 5 năm kể từ ngày kết thúc kỳ quyết toán thuế của năm hiện hành).

Trường hợp thứ 2 được hiểu là: Doanh nghiệp tự bố trí nhân sự biên tập hồ sơ, thực hiện giao dịch hành chính thuế, kê khai báo cáo thuế, ghi nhận sổ sách kế toán thuế và đơn vị / cá nhân cung cấp dịch vụ sẽ soát xét, đánh giá lại tính trung thực, hợp lý, hợp lệ của các báo cáo cũng như hồ sơ chứng từ theo định kỳ Tháng/Quý/Năm (tùy theo thỏa thuận cụ thể). Có thể bao gồm việc tư vấn định hướng tổ chức công tác kế toán thuế hoặc không.

Trường hợp thứ 3 là doanh nghiệp tự kê khai báo cáo thuế hàng tháng/quý nhưng cuối năm vì lý do nào đó không thể hoặc có sự thay đổi nhân sự bất thường dẫn tới phải thuê dịch vụ quyết toán thuế 1 lần. Việc thuê dịch vụ loại này cũng có 2 cách làm: Cách 1 là đơn vị/cá nhân cung cấp dịch vụ nhận số liệu kế toán tổng hợp và các tờ khai thuế trong năm đã thực hiện để lập báo cáo; Cách 2 là đơn vị / cá nhân cung cấp dịch vụ phải ghi nhận lại toàn bộ số liệu phát sinh trong cả năm tài chính rồi mới lập báo cáo quyết toán. 

​2. Khi quyết định thuê ngoài dịch vụ kế toán thuế, cần đàm phán các nội dung sau

• Doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán thuế cần đòi hỏi rõ ràng check-list công việc mà bên cung cấp dịch vụ phải làm thay cho công ty / doanh nghiệp mình. Hãy liệt kê thật chi tiết, ví dụ:  (1). Thông báo phát hành hóa đơn; (2). Kê khai báo cáo thuế GTGT; (3). Kê khai báo cáo thuế TNCN; (4). Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn; (5). Giải trình / Phúc đáp với cơ quan thuế khi có vụ việc / giao dịch phát sinh; (6). Hạch toán nghiệp vụ kế toán thuế và in sổ sách kế toán thuế; (7). Lập báo cáo tài chính; (8). Tư vấn – biên soạn – hoàn thiện toàn bộ hồ sơ kế toán thuế (bao gồm các quy chế có liên quan theo luật định); (9). Lập báo cáo quyết toán thuế cuối năm; (10). Giải trình số liệu thanh tra thuế – điều khoản này có thể kèm theo phụ phí ngoài giá phí của hợp đồng.
• Tùy thuộc vào dạng thức của hợp đồng dịch vụ mà doanh nghiệp yêu cầu thì có nội dung thỏa thuận sao cho phù hợp ở 2 mức “Làm thay” hoặc “Tư vấn soát xét” nhưng hãy đảm bảo là phải yêu cầu đủ các nội dung liệt kê ở trên.
• Nên đưa ra điều khoản: “Bên cung cấp dịch vụ kế toán thuế phải đảm bảo và chịu trách nhiệm bảo vệ thành công ít nhất 90% giá trị chi phí được trừ đã ghi nhận và lập trong báo cáo quyết toán thuế”.
• Nên yêu cầu có biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu cho những lần bàn giao hồ sơ tài liệu để thực hiện. Doanh nghiệp đi thuê chỉ nên giao chứng từ và hồ sơ dạng copy, không nên giao bản gốc.
• Nên nêu rõ trách nhiệm bên nào phụ trách việc nộp các tờ khai / báo cáo thuế kèm theo trách nhiệm bảo quản và quản lý hạn dùng của chữ ký số.
• Nên yêu cầu bên cung cấp dịch vụ phải báo cáo nhanh bằng Email từng tháng / quý về các chỉ tiêu: Thuế GTGT còn được khấu trừ / hoặc phải nộp; Tổng doanh thu / Thu nhập chịu thuế; Tổng chi phí hợp lý hợp lệ có thể ghi nhận; Giá trị thuế TNDN dự kiến trong kỳ và giải pháp cho kỳ kế tiếp.
• Cũng nên thỏa thuận trước về việc đơn vị / cá nhân có bao trọn gói sử dụng phần mềm kế toán hay không? nếu có thì giả định khi hợp đồng kết thúc giữa chừng bản quyền phần mềm kế toán đó có chuyển giao lại cho doanh nghiệp hay không? Có chuyển giao giữ liệu để doanh nghiệp tiếp tục công việc kế toán thuế theo cách tự làm hoặc thuê nhà cung cấp khác?

​3. Những sai lầm và hiểu lầm từ chính doanh nghiệp / giám đốc doanh nghiệp

• Phần lớn các giám đốc doanh nghiệp nhỏ hiện nay nghĩ một cách quá “đơn giản” rằng chỉ cần thuê người “khai thuế” là xong mà không biết rằng công việc khai thuế hàng tháng/quý có thể chỉ mất 1-2h làm việc để thực hiện cho mỗi tháng/quý. Mà điều cốt yếu quan trọng hơn việc khai thuế là làm sổ sách kế toán thuế, biên soạn các quy chế để kiện toàn hồ sơ giải trình chi phí được trừ trước khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
• Hiểu lầm thứ 2 phổ biến là: doanh nghiệp không phân biệt được rạch ròi thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN và chỉ nhìn nhận chung chung là “thuế phải nộp”. Xin lý giải rằng, chỉ có thuế TNDN là thuế của doanh nghiệp do doanh nghiệp nộp tùy thuộc vào kết quả kinh doanh (Lỗ/Lãi) trong năm tài chính, còn thuế GTGT và thuế TNCN là không phải của doanh nghiệp mà chỉ là nghiệp vụ “khấu trừ” rồi nộp thay. Bản chất của khấu trừ thuế GTGT chỉ là doanh nghiệp “tạm ứng” tiền nộp thuế rồi “kỳ vọng” thu lại được khi bán hàng ra. (Tác giả tạm không đề cập đến các trường hợp cố tình gian lận và chiếm dụng thuế GTGT). Do đó, hãy tập trung vào việc thực hiện ghi sổ kế toán, tính lãi lỗ và thuế TNDN chứ không phải chỉ khai thuế GTGT là xong.
• Doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán thuế cần ghi nhớ nữa là: Không phải cứ nộp xong báo cáo quyết toán thuế hàng năm là xong, mà còn phải đợi đến khi nào hoàn thành việc thanh kiểm tra thuế của cơ quan thuế quản lý mới thực sự “xong”. Việc này thường phát sinh sau 3-5 năm đối với doanh nghiệp nhỏ.

Như vậy: với các nội dung trình bày trong 3 mục trên, doanh nghiệp hãy tỉnh táo, hãy nhìn nhận vấn đề thật thấu đáo và có lẽ khi đọc tới đây nếu Quý vị là giám đốc hoặc Nhà quản lý thì quý vị bắt đầu nhận ra rằng: không đời nào có được các kết quả tốt như trong mục 1 và mục 2 trên đây với giá phí dưới 2 triệu đồng / tháng. Lời khuyên chân thành của tác giả là: đừng ham dịch vụ kế toán thuế giá rẻ mà mang họa vào thân sau 3 đến 5 năm sau. 

​4. Cần làm gì và yêu cầu gì từ đơn vị / cá nhân cung cấp dịch vụ kế toán thuế

• Hãy yêu cầu đơn vị / cá nhân cung cấp dịch vụ in kết quả nộp báo cáo thuế, báo cáo tài chính cho cả năm tài chính, đã có ký xác nhận (ký điện tử) của cả doanh nghiệp và Tổng cục thuế.
• Hãy yêu cầu đơn vị / cá nhân cung cấp dịch vụ xác nhận bằng văn bản hoặc email về các thông tin: Doanh thu, giá vốn, chi phí quản lý, thuế phải nộp, thời hạn nộp, nên làm gì trong năm kế tiếp để tối ưu thuế phải nộp.
• Hãy yêu cầu trong 45 ngày kể từ ngày hoàn thành nộp quyết toán, đơn vị / cá nhân cung cấp dịch vụ phải in toàn bộ chứng từ, hồ sơ kế toán thuế, ghim kẹp với chứng từ gốc đóng thành từng quyển gọn gàng giao lại cho doanh nghiệp ký và bảo quản.
• Hãy yêu cầu đơn vị / cá nhân cung cấp dịch vụ kế toán thuế bàn giao kèm theo tài liệu in là 1 bản mềm dạng file Excel tất cả các sổ sách, báo cáo, bảng kê, bảng tính, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán để doanh nghiệp lưu trữ – đề phòng các rủi ro mất số liệu và không thể giải trình khi có đoàn thanh tra thuế.

​Là chủ doanh nghiệp, nếu bạn làm tốt tất cả các công việc nói trên thì tôi tin bạn luôn trong trạng thái an toàn trong việc thực hiện các  công việc và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp với Nhà nước. Tốt hơn nữa, bạn cần nghĩ tới khái niệm “Tối ưu thuế phải nộp trong khuôn khổ pháp luật”. Nếu bạn đã từng sai lầm, đã từng buông lỏng dẫn đến hậu quả hoặc trường hợp bạn mới thành lập doanh nghiệp thì tôi tin, bài viết này thực sự hữu ích cho bạn trong việc định hướng và lựa chọn đơn vị / cá nhân cung cấp dịch vụ kế toán thuế.

​Lời kết: Hãy làm tốt các nội dung ở trên nhưng luôn nhớ rằng, ở Việt Nam, các đòi hỏi về chứng chỉ hành nghề chưa bao giờ là quan trọng so với “thực chất” nhà cung cấp dịch vụ làm gì? Mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp của bạn. Tôi cũng như bạn, chắc chắn chúng ta đều không mong muốn việc chi tiền cho nhà cung cấp dịch vụ rồi lại phải mắng họ hoặc cãi vã với họ.